Ruang Lingkup Administrasi Kesiswaan

Administrasi kesiswaan mencakup ruang lingkup pencatatan data pelaporan. Ditinjau dari segi pembinaan maupun segi penertiban administrasi, masalah pencatataan data dan pelaporan  ini  sangat penting. Keduanya sama penting dan saling berkaitan, dan untuk itu perlu disediakan format yang seragam. Oleh karena itu, guru , kepala Sekolah perlu menguasai masing-masing format yang dipakai, termasuk cara mengerjakannya.

A.PENCATATAN DATA

Data yang dicatat berasal dari beberapa sumber yang diambil dari kegiatan pencatatan pada tahap berikut

1. Awal tahun pelajaran
   Seperti sudah diketahui bahwa kegiatan yang penting pada awal tahun pelajaran ialah penerimaan siswa baru. Dalam melaksanakan kegiatan itu telah disiapkan format-format yang harus diisi, antara lain:
1. S-1 (Formulir Pendaftaran Siswa Baru)
   Format ini disediakan oleh sekolah. Setiap orang tua / wali yang ingin mendaftarkan anaknya, harus mengisi format tersebut dengan informasi dan latar belakang keluarga anak tersebut.
2. S-2 (Daftar Calon Siswa Baru)
   Format ini merupakan rangkuman dari Form S-1. Data yang dikumpulkan dalam Form S-2 ini digunakan untuk mengambil keputusan diterima atau tidaknya calon siswa di Kelas I.
3. S-3 (daftar siswa baru kelas I)
   Siswa yang diterima dari daftar siswa Form S-2, dimasukan ke dalam Formta S-3. Format S-3 dilaporkan kepada Dinas Pendidikan Kecamatan sampai Dinas Pendidikan Kabupaten sebagai bahan dalam menganalilisis daya tampung sekolah-sekolah di wilayahnya, dan juga untuk menghitung jumlah format Buku Laporan penilaian (Rapor) baru yang diperlukan.
2. Selama tahun pelajaran
   Selama tahun pelajaran laporan yang perlu dipersiapkan adalah:
1. Penyusunan Data Pribadi Siswa 
1. S-4 (Buku Induk Siswa)
   Data pribadi siswa perlu dituangkan dalam bentuk Buku Induk Siswa (Format S-4).
2. S-5 (Buku Klaper)
   Untuk memperoleh informasi atau data secara mudah mengenai seorang anak yang tertentu namanya, maka dibuat daftar siswa yang dikelompokan berdasarkan abjad. Daftar ini tersedia dalam format S-5 (Buku Klapper).
2. Keadaan siswa awal tahun
   Keadaan siswa awal tahun diperlukan untuk penyusunan laporan statistik tahunan. Data yang sudag tidak mengalami perubahan dituangkan dalam dua format, yaitu :
1. S-6 (Jumlah siswa menurut asal, kelas, dan jenis kelamin)
2. S-7 (Jumlah siswa menurut Usia, Kelas, dan Jenis Kelamin)
3. Absensi Siswa
   Kehadiran siswa dicatat setiap hari untuk menilai tingkat kerajinan siswa. Ada 4 jenis format untuk mencatat kehadiran siswa secara perorangan, yaitu :
1. S-8 (Papan Absensi Harian Siswa)
2. S-9 (Buku Rekapitulasi Absensi Harian Siswa Sekolah)
3. S-10 (Buku Absensi bulanan siswa)
4. S-11 (Buku rekapitulasi Tahunan Absensi siswa)
4. Mutasi Siswa
   Mutasi siswa atau perpindahan siswa antar sekolah harus dicatat secara tertib. Untuk keperluan ini perlu dicatat  jenis formta:
1. S-12 (Surat Permohonan Pindah Sekolah)
2. S-13 (Surat Keterangan Pindah Sekolah)
3. S-14 (Mutasi siswa selama semesteran)
3. Akhir tahun pelajaran
   Beberapa kegiatan penting yang dikerjakan pada akhir tahun pelajaran ialah:
1. Pelaksanaan Ujian
   Pelaksanaan Ujian diatur secara Nasional oleh Mendiknas. Untuk keperluan ini dibuat format :
1. S-15 (Data calon peserta Ujian)
2. S-16 (Tanda Peserta Ujian)
3. S-17 9Daftar Peserta dan prestasu Ujian)
4. S-18 9Buku Pendaftaran Masuk SMP/MTs)
2. Kenaikan kelas
   Penilaian kenaikan akhir seluruh aspek perkembangan seorang siswa dari tahun ke tahun merupakan bahan penentu naik atau tidaknya dan lulus atau tidaknya seorang siswa. Data mengenai ini dicantumkan dalam formta:
1. S-19 (Daftar Kenaikan Kelas)
2. S-20 (Rekapitulasi Berhasil Tidaknya Siswa).

B.Pelaporan

Administrasi bidang kesiswaan selain berfungsi sebagai pencatatan data di sekolah juga memp[unyai fungsi lain yang penting artinya, yaitu sebagai format pelaporan.